GoBD & Aufbewahrung · E-Mail-Archivierung
Angebote, Aufträge, Rechnungen und Absprachen laufen per E-Mail. Diese E-Mails müssen über Jahre vollständig, unveränderbar und auffindbar aufbewahrt werden. Unsere E-Mail-Archivierung erledigt das automatisch, zum Festpreis.
Geschäftliche E-Mails müssen nach den GoBD genau wie Geschäftsbriefe aufbewahrt werden. Ausdruck, Postfach oder Outlook-Archiv erfüllen das nicht.
Im Postfach lassen sich E-Mails löschen oder verändern. Unveränderbar ist dort nichts.
Scheidet ein Mitarbeiter aus, verschwindet sein Postfach und mit ihm die Kommunikation mit Kunden und Lieferanten.
Microsoft 365 enthält keine GoBD-konforme Archivierung.
Ein Backup stellt Daten wieder her. Ein Archiv bewahrt sie unveränderbar auf und macht sie durchsuchbar.
Verstreut in einzelnen Postfächern finden Sie nicht schnell alle E-Mails mit einem Kunden.
Ehrlich gefragt
Wenn Sie eine davon nicht sicher beantworten können, sollten wir über Archivierung sprechen.
Wenn ja: Prüfen Sie, ob die Lösung auch wirklich unveränderbar archiviert und nicht nur sichert.
Voraussetzung ist Microsoft 365 mit Exchange Online.
Postfach
Backup
E-Mail-Archivierung
Unveränderbar aufbewahrt
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✓
Gelöschte E-Mails bleiben erhalten
–
zeitlich begrenzt
✓
Postfächer ausgeschiedener Mitarbeiter bleiben
–
teilweise
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Suche über alle E-Mails im Unternehmen
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✓
Unterstützt die GoBD-Anforderungen an die Aufbewahrung
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Was wir machen
Komplettlösung für die E-Mail-Archivierung zum monatlichen Festpreis
Eingesetzte Lösung: MailStore, Speicherort Deutschland. Unterstützt die Anforderungen der GoBD an die Aufbewahrung von E-Mails.
Ein Backup ist kein Archiv. Das Backup holt verlorene Daten zurück. Das Archiv bewahrt jede E-Mail unveränderbar auf, ganz gleich, was im Postfach passiert.
Umgekehrt gilt auch: Das Archiv ersetzt kein Backup.
AuO M365 Premium Paket →Die Verfahrensdokumentation nach GoBD liegt in Ihrer Verantwortung. Gern unterstützen wir Sie dabei nach Aufwand.
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Wie viele Postfächer, welche Altdaten, wer soll worauf zugreifen?
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Wir richten die Archivierung für Ihr Microsoft 365 ein. Alte E-Mails, PST-Dateien oder Archive übernehmen wir auf Wunsch.
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Ab dann wird jede E-Mail beim Senden und Empfangen archiviert. Sie müssen nichts tun.
je Postfach (bis 50 GB je Archiv)
6,99 €
im Monat
Einrichtung für Ihr Microsoft 365
ab 299 €
einmalig
je weitere 50 GB Speicher
6,99 €
im Monat
Im Monatspreis enthalten: Archivierung, Speicher bis 50 GB je Archiv, Zugriff über Outlook, Browser und Smartphone, Rechtesteuerung und ein Administrator-Zugang.
Voraussetzung: Microsoft 365 mit Exchange Online. Abgerechnet wird monatlich die tatsächliche Anzahl der Archive, auch für ausgeschiedene Mitarbeiter. Mindestlaufzeit 12 Monate, danach Verlängerung um jeweils 12 Monate, sofern nicht mit einer Frist von 3 Monaten zum Laufzeitende gekündigt wird. Bei Vertragsende können Sie das Archiv selbst als PST-Datei exportieren oder den Export durch uns nach Aufwand beauftragen; danach bleiben die Daten 10 Tage abrufbar und werden gelöscht. Ein PST-Export ist nicht mehr revisionssicher. Alle Preise netto zzgl. MwSt., zzgl. evtl. Anfahrtskosten.
Wie lange müssen E-Mails aufbewahrt werden?
Je nach Inhalt 6 bis 10 Jahre, unveränderbar und jederzeit auffindbar. So legen es die GoBD für geschäftliche E-Mails fest.
Reicht nicht das Backup aus dem M365 Premium Paket?
Nein. Ein Backup ist kein Archiv. Beides ergänzt sich: Das Backup holt verlorene Daten zurück, das Archiv bewahrt E-Mails unveränderbar auf.
Was passiert mit Postfächern ausgeschiedener Mitarbeiter?
Ihre E-Mails bleiben im Archiv erhalten und durchsuchbar. Abgerechnet wird deshalb die tatsächliche Anzahl der Archive, auch für ausgeschiedene Mitarbeiter.
Wo liegen die Daten?
In Deutschland. Wir setzen MailStore ein.
Müssen unsere Mitarbeiter etwas tun?
Nein. Die Archivierung läuft per Journaling automatisch beim Senden und Empfangen. Gesucht wird direkt in Outlook, im Browser oder auf dem Smartphone.
Was passiert bei Vertragsende?
Sie können das Archiv selbst als PST-Datei exportieren oder den Export durch uns beauftragen. Danach bleiben die Daten 10 Tage abrufbar und werden gelöscht. Wichtig: Ein PST-Export ist nicht mehr revisionssicher.
Wir rufen Sie zurück und klären, wie viele Postfächer und welche Altdaten dazugehören. Oder rufen Sie direkt an.
+49 (40) 80 60 188-0
