E-Mail-Archivierungslösung

Managed E-Mail-Archivierung auf dem höchsten Niveau

Wussten Sie, dass E-Mails gesetzlich mit Geschäftspapieren gleichzusetzen sind und somit von Unternehmen veränderungssicher für bis zu 10 Jahre aufgehoben werden müssen? Haben Sie bereits eine Lösung zur E-Mail-Archivierung, die auch den gesetzlichen Anforderungen entspricht?

E-Mails müssen genau wie Geschäftsbriefe über Jahre hinweg vollständig, manipulationssicher und jederzeit auffindbar archiviert werden (§ 239, 257 HGB, § 146, 147 AO). Ein Ausdruck oder die einfache Ablage in Ihrem Outlook-Archiv reicht dafür nicht aus. Kommt die Geschäftsführung der GoBD Pflicht nicht nach, drohen empfindliche Sanktionen.

Ihre Vorteile mit einer E-Mail-Archivierung

  • Revisionssichere und gesetzeskonforme E-Mail-Archivierung

  • Intelligente Suchfunktionen

  • Outlook Integration möglich

  • Das Wiederfinden aller E-Mails kinderleicht

  • Schutz vor Datenverlust

  • Export- und Backup-Funktionen

  • Keine Postfachbegrenzungen

  • Volle Zugriffskontrolle durch Vergabe von Adminrechten

  • Webbasierter Zugriff möglich

  • GoBD Gesetzeskonforme Archivierung

Managed Mail-Archivierung von AuO-IT Solutions

Mit unserem Managed Mailarchiv werden von den gesendeten und empfangenen E-Mails eine vollautomatische Kopie erstellt und archiviert. Die Übersicht beliebiger Datenmengen ist so durchweg sichergestellt. Das steigert Ihren Arbeitskomfort erheblich: Denn mit den intelligenten Suchfunktionen können Sie im Archiv z.B. die gesamte E-Mail-Kommunikation Ihres Unternehmens mit einem Kunden nachvollziehen. Auch nach einzelnen Begriffen können alle archivierten Nachrichten schnell durchsucht werden. Mit unseren Managed Mailarchiv erfüllen Sie alle gesetzlichen auflagen der GoDB und verfügen über Revisionssichere E-Mails.

GoBD ist die Grundsätzliche ordnungsmäßige Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie auch der Datenzugriff. Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat die Regeln und Anforderungen an eine IT-Gestützte Buchführung angepasst. Das Ziel ist es eine einheitliche Regelung und Rechtsklarheit für Unternehmen zu schaffen.

Was ist GoBD?

Unternehmen sind dazu gesetzlich verpflichtet die GoDB einzuhalten.

  1. Dokumente müssen gemäß seinen gesetzlichen und betrieblichen Anforderungen aufbewahrt (archiviert) werden.
  2. Jedes Dokument darf nur von berechtigen Benutzern eingesehen werden.
  3. Die Dokumente müssen unveränderbar (manipulationssicher) archiviert werden.
  4. Alle erhaltenen Dokumente müssen zeitnah wiedergefunden werden können
  5. Dokumente dürfen erst nach seiner Aufbewahrungsfrist vernichtet werden.
  6. Die Anforderungen dieser Grundsätze müssen über technische Änderungen und Migrationen hinweg sichergestellt sein.
  7. Dokumente dürfen im Archiv oder auf dem Weg nicht verloren gehen.
  8. Im elektronischen Archivsystem müssen alle veränderbaren Aktionen nachvollziehbar protokolliert sein
  9. Jedes Dokument muss eindeutig gefunden und wiederherstellbar sein.
  10. Eine Erfüllung dieser Punkte muss Dritten dargestellt werden können.

Mit unserem Managed Archiv erfüllen Sie alle Voraussetzungen vom GoBD für Ihr E-Mail-Postfach

  • Ordnungsmäßigkeit

  • Vollständigkeit

  • Sicherheit des Gesamtverfahrens

  • Sicherung vor Verlust

  • Nutzung nur durch Berechtigte

  • Schutz vor Veränderung und Verfälschung

  • Dokumentation des Verfahrens

  • Einhaltung der Aufbewahrungsfristen

  • Prüfbarkeit

  • Nachvollziehbarkeit

Unsere Managed Services