Managed Archiv – AuO IT-Solution
E-Mail-Archivierung auf dem höchsten Niveau

 

Wussten Sie, dass E-Mails gesetzlich mit Geschäftspapieren gleichzusetzen sind und somit von Unternehmen veränderungssicher für bis zu 10 Jahre aufgehoben werden müssen? Haben Sie bereits eine Lösung zur E-Mail-Archivierung, die auch den gesetzlichen Anforderungen entspricht?

 

E-Mails müssen genau wie Geschäftsbriefe über Jahre hinweg vollständig, manipulationssicher und jederzeit auffindbar archiviert werden (§ 239, 257 HGB, § 146, 147 AO). Ein Ausdruck oder die einfache Ablage in Ihrem Outlook-Archiv reicht dafür nicht aus. Kommt die Geschäftsführung der GoBD Pflicht nicht nach, drohen empfindliche Sanktionen.

 

Managed Archiv von AuO-IT Solution

Mit unserem Managed Mailarchiv werden von Ihren E-Mails vollautomatisch Kopien erstellt und archiviert. Die Verfügbarkeit beliebiger Datenmengen ist so durchweg sichergestellt. Das steigert Ihren Arbeitskomfort erheblich: Denn mit den intelligenten Suchfunktionen können Sie im Archiv z.B. die gesamte E-Mail-Kommunikation Ihres Unternehmens mit einem Kunden nachvollziehen. Auch nach einzelnen Begriffen können alle archivierten Nachrichten schnell durchsucht werden.
Mit unseren Managed Mailarchiv erfüllen Sie alle gesetzlichen auflagen der GoDB und verfügen über Revisionssichere E-Mails.

 

Ihre Vorteile mit Managed Archiv auf einem Blick

  • Revisionssichere und gesetzeskonforme E-Mail-Archivierung
  • Intelligente Suchfunktionen
  • Outlook Integration möglich
  • das Wiederfinden aller E-Mails kinderleicht
  • Schutz vor Datenverlust
  • Export- und Backup-Funktionen
  • Keine Postfachbegrenzungen
  • Volle Zugriffskontrolle durch Vergabe von Adminrechten
  • Webbasierter Zugriff möglich
  • GoBD Gesetzeskonforme Archivierung

 

Was ist GoBD?
GoBD ist die Grundsätzliche ordnungsmäßige Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie auch der Datenzugriff. Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat die Regeln und Anforderungen an eine IT-Gestützte Buchführung angepasst. Das Ziel ist es eine einheitliche Regelung und Rechtsklarheit für Unternehmen zu schaffen.

Unternehmen sind dazu gesetzlich verpflichtet die GoDB einzuhalten.

  1. Dokumente müssen gemäß seinen gesetzlichen und betrieblichen Anforderungen aufbewahrt (archiviert) werden.
  2. Jedes Dokument darf nur von berechtigen Benutzern eingesehen werden.
  3. Die Dokumente müssen unveränderbar (manipulationssicher) archiviert werden.
  4. Alle erhaltenen Dokumente müssen zeitnah wiedergefunden werden können
  5. Dokumente dürfen erst nach seiner Aufbewahrungsfrist vernichtet werden.
  6. Die Anforderungen dieser Grundsätze müssen über technische Änderungen und Migrationen hinweg sichergestellt
  7. Dokumente dürfen im Archiv oder auf dem Weg nicht verloren
  8. Im elektronischen Archivsystem müssen alle veränderbaren Aktionen nachvollziehbar protokolliert
  9. Jedes Dokument muss eindeutig gefunden und wiederherstellbar
  10. Eine Erfüllung dieser Punkte muss Dritten dargestellt werden können.

 

Mit unserem Managed Archiv erfüllen Sie alle Voraussetzungen vom GoBD für Ihr E-Mail-Postfach

 

 

 

Revisionssichere Archivierung

 

Die detaillierten Anforderungen und deren Umsetzung sind aus dem GoBS zu entnehmen. Die Revisionssicherheit oder revisionssichere Archivierung ist für jeden Unternehmer notwendig.

Ein wesentliches Merkmal für eine revisionssichere Archivierung ist, dass die Informationen datenbankgeschützt wieder auffindbar, nachvollziehbar, unveränderbar und verfälschungssicher sind.


In den HGB-Vorschriften gelten folgende Kriterien für die Revisionssicherheit

 

  • Ordnungsmäßigkeit
  • Vollständigkeit
  • Sicherheit des Gesamtverfahrens
  • Sicherung vor Verlust
  • Nutzung nur durch Berechtigte
  • Schutz vor Veränderung und Verfälschung
  • Dokumentation des Verfahrens
  • Einhaltung der Aufbewahrungsfristen
  • Prüfbarkeit
  • Nachvollziehbarkeit